Положение об архиве

                                                                                Приложение

                                                                                  к постановлению Главы

                                                                                  Администрации Аскизского района

                                                                              Республики Хакасия

                                                                              от  10.02.2015       № 227-п

 

 

П О Л О Ж Е Н И Е

о муниципальном архиве Администрации Аскизского района

 Республики Хакасия

 

1.Общие положения

 

1.1. Муниципальный архив (далее - Архив) администрации Аскизского района Республики Хакасия (далее – администрация района)  создается в целях ведения архивного дела на территории района, а также непосредственно хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Хакасия, относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов.

1.2.Архив является структурным подразделением Администрации района без образования юридического лица,  имеет свою печать, угловой штамп и штамп для удостоверения архивных копий документов.

1.3. В составе Архива действует хранилище управленческой документации, документов по личному составу ликвидированных организаций, документов личного происхождения, фотодокументов.

1.4. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законодательством Республики Хакасия об архивном деле в Республике Хакасия, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Республики Хакасия, Уставом, муниципальными правовыми актами администрации Аскизского района Республики Хакасия,  приказами, инструкциями Федеральной архивной службы Российской Федерации  и настоящим Положением.

1.5. В своей деятельности Архив взаимодействует с Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия, органами местного самоуправления Аскизского района, общественными объединениями и иными организациями, со средствами массовой информации.

1.6.Финансирование и материально-техническое обеспечение Архива осуществляется за счет средств местного бюджета по смете администрации. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции  из бюджета Республики Хакасия на осуществление переданных администрации района отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из бюджета Российской Федерации  или Республики Хакасия, направленные для реализации федеральных или республиканских целевых программ по архивному делу.

1.7.Администрация района обеспечивает Архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работникам и условий пользователям для работы с архивными документами.

 

2.      Основные задачи

 

Основными задачами Архива являются:

2.1. Осуществление на территории района полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Хакасия от 13.11.2012г. № 106 - ЗРХ  «Об архивном деле в Республике Хакасия».

2.2.Обеспечение  сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

2.3.  Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения района и Республики Хакасия в целом.

2.4. Организационно-методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного Фонда Республики Хакасия, другие архивные документы.

2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

2.6. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного Фонда  Республики Хакасия и находящихся на территории района, при наделении ими администрации района в установленном порядке.

 

3.      Функции

 

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Хакасия, в том числе образовавшихся в деятельности  органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Республики Хакасия;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Хакасия по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов  и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Республики Хакасия;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

 - печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архива;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

 3.2. Архив по разрешению Администрации может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

3.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Республики Хакасия поступают на хранение в Архив в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Архивом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

 3.4. Комплектование Архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в том числе:

- составление списков организаций – источников комплектования Архива, утверждаемых Администрацией Аскизского района Республики Хакасия и согласовываемых с Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия;

-систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Архив;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве.

3.5. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов  органов местного самоуправления, организаций;

- содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования Архива и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Отдел по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;                                        

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Архив в порядке, установленном Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрение государственной  системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

3.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение  прав граждан на архивную информацию, том числе:

- информирование органов  местного самоуправления, иных организаций о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т. ч. на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.7. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Правительством Республики Хакасия в установленном порядке, в том числе  контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

 

4. Права

 

Архиву для выполнения  возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Отдела по делам архивов Министерства культуры  Республики Хакасия предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной принадлежности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Аскизского района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и республиканского архивного законодательства.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Аскизского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций

4.7. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций.

4.8. Ставить перед Администрацией района вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции   в муниципальных и иных организациях,  также физических лиц.

4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями, Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

5. Организация работы

 

5.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и функций заведующий муниципальным архивом - главный специалист, который является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.

Заведующий архивом - главный специалист назначается и освобождается Главой администрации района.

            При смене заведующего архивом - главного специалиста архива прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации Аскизского района Республики Хакасия, а также Отдела по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и предоставляется в Отдел по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

5.2. Заведующий  архивом - главный специалист отчитывается о работе Архива и состоянии архивного дела в Аскизском районе перед Администрацией и в установленном порядке перед Отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

5.3. Деятельность Архива организуется в соответствии  с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией Аскизского района Республики Хакасия с учетом рекомендаций Отдела по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия.

5.4. Реорганизация или ликвидация Архива осуществляется Главой администрации Аскизского района в установленном порядке. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Архива передаются учреждению – правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Национальный архив Республики Хакасия в установленном порядке.

 

 

Заместитель главы администрации                                              Е.Л.Юнгейм

 

 

 

 

 

Российская  Федерация

Администрация

Аскизского  района

Республики  Хакасия

 

 

Россия  Федерациязы

Хакас  Республиказынын

Асхыс  аймаFынын

устаF-пастаа

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

От 10.02.2015

 

с.Аскиз

 

         №   227-п 

Об утверждении  Положения о

 муниципальном архиве Администрации

Аскизского района Республики Хакасия

 

 

 

 

 

 

 

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закона Республики Хакасия от  13.11.2012г. № 106 – ЗРХ «Об архивном деле в Республики Хакасия», руководствуясь ст. ст 35, 40 Устава муниципального  образования Аскизский район от 20.12.2005г., постановляю:

 

1. Утвердить Положение о муниципальном архиве Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

2. Постановление главы Администрации муниципального образования Аскизский район от 15.09.2003 № 61 п/л «Об утверждении Положения о муниципальном архиве администрации муниципального образования Аскизский район» считать утратившим силу.

4.Опубликовать настоящее постановление в газете «Аскизский труженик» и разместить на официальном сайте Администрации Аскизского района Республики Хакасия.

 

Глава  Администрации                                                                       А.В.Челтыгмашев